Asiakirjoja laadittaessa aikaa kuluu itse kirjoittamisen lisäksi asiakirjan muotoiluun. Usein käy niin, että huomio kiinnittyy muotoseikkoihin liian herkästi ja lopulta aikaa kuluu niiden säätämiseen turhan paljon. Parempi olisi kirjoittaa ensin teksti valmiiksi asti ja antaa sille haluttu ulkoasu vasta lopuksi.
Häiriöttömään kirjoittamiseen on saatavilla lukuisia erilaisia ohjelmia, jotka pyrkivät suuntaamaan huomion itse tekstiin muotoseikkojen tai muiden häiriötekijöiden sijaan.
Q10 (http://www.baara.com/q10/) on tekstieditori, joka on suunnattu niille, jotka etsivät kevyttä ratkaisua häiriöttömään kirjoittamiseen Windows-ympäristössä. Sen ominaisuuksiin kuuluu esimerkiksi kokoruututila, automaattiset korjaukset, ajastin, näppäinäänet, tavoitteiden asettamistoiminto, oikoluku, automaattitallennus, ja niin edelleen. Ohjelma on kooltaan vain noin 300 kt ja se voidaan suorittaa suoraan muistitikulta. Erityisen miellyttävää on se, että ohjelman värit voi säätää mieleisekseen. Itse olen käyttänyt silmiä rasittamattomia oletusasetuksia: kokoruututilassa musta tausta ja oranssi teksti.
Olen kuitenkin tykästynyt laatimaan dokumentteja suoraan verkossa toimivilla tekstieditoreilla siksi, että näin teksteihin pääsee käsiksi käytännössä mistä tahansa, jos verkkoyhteys on saatavilla. Näin tiedostoja ei tarvitse siirrellä muistitikulla tai lähettää sähköpostilla. Toki Q10:llä luodut tiedostot voi tallettaa esimerkiksi Dropbox-palveluun ja jakaa sitä kautta useammalle koneelle. Verkkoeditorit tarjoavat kuitenkin muita hyödyllisiä ominaisuuksia varsinkin silloin, jos tekstillä on useampia kirjoittajia.
SimpleText.ws (http://www.simpletext.ws) on erittäin yksinkertainen tekstieditori, jota pääsee käyttämään Google-tunnuksilla. Palvelinohjelmisto, jonka päällä SimpleText.ws toimii on saatavilla avoimesti, joten ne, jotka eivät pidä riippuvuudesta yhteen palvelutarjoajaan voivat pystyttää oman palvelimen tekstieditoria varten. SimpleText ei kuitenkaan tallenna tiedostoja automaattisesti eikä sisällä kokoruututilaa. Palvelussa luotuja tekstejä ei myöskään voi helposti linkittää muiden saataville. Näistä syistä olen käyttänyt ohjelmaa vain lyhyiden muistiinpanojen tallentamiseen.
Google Docs on erittäin monipuolinen verkkopohjainen toimisto-ohjelmisto, ja sen tekstieditori sisältää toimintoja vaikka millä mitalla. Ohjelmistolla laadittuja dokumentteja voi jakaa ja muokata helposti toisten käyttäjien kanssa. Ulkonäköuudistusten myötä Google Docsin tekstieditorista kuitenkin poistui kokoruututoiminnallisuus, joka piilotti muotoiluun liittyvät valikot. Onneksi tämä toiminto on nyt palautettu palveluun käyttäjien toiveiden mukaisesti. Sen lisäksi että Gooogle Docsin asettaa kokoruututilaan, täytyy vielä painaa F11-näppäintä, jotta selaimen kontrollit saadaan piiloon. Valitettavasti Google Docs ei tue teemoja, joten taustan asettaminen mustaksi kuten Q10-ohjelmassa ei onnistu helposti ilman Greasemonkey-skriptausta tai muita vastaavia ratkaisuja.
Jonkinlaiseksi teollisuusstandardiksi on muotoutunut Microsoft Wordin käyttö asiakirjojen laatimiseen. Onneksi lukuisat tominnot voi tässäkin tapauksessa piilottaa, yksinkertaisella kikalla: asiakirjaa tarkastellaan kokoruudun lukutilassa ja tekstin editointi sallitaan erikseen lukutilan asetuksista.
Vielä eräs keino kirjoittaa tekstejä muotoiluista välittämättä on Latex-ladontaohjelmiston käyttö. Sen keskeinen idea on muotoilujen määritteleminen tekstistä erillisesti niin, että asiakirjan eri osat määritellään avainsanojen avulla samaan tapaan kuin verkkosivujen tapauksessa käyttämällä erillisiä HTML- ja CSS-tiedostoja. Latex-tiedostot voi laatia esimerkiksi edellä mainitulla Q10-editorilla. Latexin käytössä on kuitenkin joitakin ongelmia. Sen Windows-versioiden käyttöönotto vaatii jonkin verran perehtyneisyyttä. Erilaisten erikoistapausten toteuttaminen vaatii usein ratkaisun etsimistä netistä. Ohjelman virheilmoitukset ovat toisinaan melko vaikeaselkoisia. Lisäksi lopullisen version säätäminen kelvolliseksi vaatii ainakin omassa tapauksessani melko paljon aikaa ja useita “muokkaa – ‘käännä’ PDF-tiedostoksi – tarkista lopputulos” -syklejä. Tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen liittyvät ongelmat ovat Latexin kanssa tietenkin samoja kuin muissakin normaaleissa tekstieditoreissa.
Koska suosin Latexinkin tapauksessa verkkopohjaista ratkaisua, olen käytellyt sujuvasti ScribTex-palvelua, joka toimii varsin näppärästi. ScribTexissä Latex-tiedostoja voi muokata suoraan selaimessa ja lopputuloksen saa näkyville selaimen toiseen välilehteen. Tämä nopeuttaa lopullisen version tuottamista melkoisesti. Lisäksi palvelu tukee useita kirjoittajia ja sisältää versiohallinnan. ScribTexin puute on kuitenkin sama kuin Google Docsin: kirjoitusnäkymän värejä ei saa muokattua mieleisekseen. Myös automaattitallennus olisi mainio ominaisuus.
